Expat Housing neemt privacy erg serieus. Om de privacy te waarborgen en beschermen neemt Expat Housing uitgebreide maatregelen tegen alle vormen van misbruik. Expat Housing garandeert iedereen dat verzamelde gegevens strikt vertrouwelijk worden behandeld. De verzamelde gegevens worden niet uitgeleend, verhuurd, verkocht aan derden, noch ter beschikking gesteld aan het publiek. Deze privacyverklaring is opgesteld door Expat Housing, voor de verwerking van persoonlijke gegevens en legt uit hoe Expat Housing en haar medewerkers omgaan met persoonlijke gegevens, waarvoor ze worden gebruikt en met welk doel. Naast de bepalingen van deze privacyverklaring zijn de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) leidend in onze dagelijkse werkzaamheden.
1. De definities
In deze privacyverklaring gelden de volgende definities:
1.1 Persoonsgegevens: elke vermelding die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 1.2 Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling met als doel persoonsgegevens te verzamelen, vast te leggen, te organiseren, op te slaan, op te vragen, te wijzigen, te bewerken, te bekijken, te gebruiken, te verstrekken door middel van doorgifte, distributie of enige andere vorm van plaatsing, samen te brengen, te correleren, af te schermen of te ondermijnen, of te vernietigen. 1.3 Persoon: Geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon waarop de persoonsgegevens betrekking hebben. 1.4 Toestemming van de betrokken persoon: elke vrijelijk gegeven specifieke en geïnformeerde toestemming waarmee de betrokken persoon aanvaardt dat de hem of haar betreffende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt.
2. Verwerking van persoonsgegevens
Deze verordening is van toepassing op de gehele of gedeeltelijke automatische verwerking van persoonsgegevens en op de niet-automatische verwerking van persoonsgegevens. 2.1 Categorieën van betrokken personen: Expat Housing verwerkt in het kader van haar bedrijfsvoering alleen persoonsgegevens van de volgende partijen:
1. Klanten;
2. Natuurlijke personen die Expat Housing wenst te benaderen om een juridische relatie aan te gaan.
3. Natuurlijke personen die Expat Housing op enigerlei wijze wil benaderen (bijvoorbeeld via telefoon of internet).
3. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens
Elke verwerking van persoonsgegevens door Expat Housing is gericht op een optimale dienstverlening aan bestaande en potentiële klanten van Expat Housing, met als doel: 1. Het beoordelen en accepteren van (potentiële) klanten en overeenkomsten; 2. De uitvoering van overeenkomsten met klanten; 3. Het analyseren van persoonsgegevens met als doel het vergroten van het klantenbestand, het verbeteren van het product- en dienstenportfolio en de dienstverlening om beter in te spelen op de persoonlijke situatie van de klant. 4. Het uitvoeren van (gerichte) marketingactiviteiten met als doel het verkrijgen van een relatie (bijvoorbeeld door het benaderen van potentiële klanten) en/of het onderhouden of uitbreiden van een relatie met een klant; 5. Het bevorderen van efficiënte en effectieve bedrijfsprocessen.
4. Redenen voor verwerking In addition to the requirements as set out in article 6, personal data may only be processed on one (or more) of the following grounds:
1. De betrokkene heeft toestemming gekregen voor de verwerking; 2. 2. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst van betrokkene of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van de overeenkomst. 3. 3. De verwerking van gegevens is noodzakelijk voor de vrijwaring van de vitale belangen van de betrokken persoon, of de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de legitieme belangen van Expat Housing of van een derde aan wie de informatie wordt bekendgemaakt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleren. Bij het afwegen van deze belangen houdt Expat Housing rekening met de context waarin de betrokken persoon informatie heeft verstrekt aan Expat Housing en de informatie die is verstrekt over de geplande verwerking aan de betrokken persoon.
5. Bewaartermijn
Expat Housing bewaart de persoonsgegevens in een vorm die het mogelijk maakt de betrokken persoon te identificeren, niet langer dan nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of verder worden verwerkt.
6. Verantwoording
6.1 Expat Housing informeert de betrokken persoon over zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking van de persoonsgegevens van de betrokken persoon, tenzij hij of zij daar al van op de hoogte is. Aan deze informatieplicht wordt voldaan voordat de persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene worden verkregen. 6.2 Indien een persoon Expat Housing benadert via een website, dan kan Expat Housing persoonsgegevens van deze persoon verzamelen en verwerken. Expat Housing stelt informatie beschikbaar door middel van een privacyverklaring op de website over het doel en het gebruik van de persoonlijke gegevens, opgehaald via het internet. 6.3 Expat Housing wijst, in overeenstemming met artikel 13, de betrokkene bij marktverwerkingsactiviteiten op het recht zich te verzetten tegen de verwerking van gegevens voor dit doel.
7. Verantwoordelijke voor de veiligheidsverplichting
Expat Housing neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
8. Toegang en vertrouwelijkheid
Expat Housing geeft medewerkers alleen toestemming om toegang te krijgen tot persoonlijke informatie indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taak en past in het kader van de in artikel 4 genoemde activiteiten.
9. Verwerking van persoonsgegevens in [to pay] opdrachten
Expat Housing kan in het kader van het betalingsverkeer of van andere entiteiten die in de [payment]opdracht zijn opgenomen persoonsgegevens doorgeven aan de wederpartij van de cliënt die de opdracht heeft gegeven.
10. Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de marketingstrategie
10.1 Marketingstrategie kan in opdracht van en in naam van Expat Housing plaatsvinden op basis van persoonsgegevens, verstrekt door de betrokken persoon en op basis van persoonsgegevens. 10.2 Expat Housing volgt bij marketingstrategische activiteiten altijd de procedure van artikel 13 van deze regeling.
11. Rechten van de betrokkenen en communicatie over vastgelegde persoonsgegevens
11.1 Verzoek om mededeling van de verwerking. Een persoon heeft het recht om zich tot Expat Housing te wenden met het verzoek om hem te informeren of hem of haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De betrokkene kan zijn verzoek richten tot Expat Housing indien hij vermoedt dat zij persoonsgegevens verwerken. Expat Housing zal ervoor zorgen dat het verzoek naar behoren wordt behandeld. 11.2 Bepaling van de identiteit. Expat Housing behandelt het verzoek pas nadat zij de identiteit van de bezoeker hebben kunnen vaststellen.
12. Communicatie op vaste termijn en inhoud
Expat Housing informeert de betrokkene uiterlijk binnen vier weken schriftelijk over de verwerking van persoonsgegevens die op hem betrekking hebben. Indien gegevens van de betrokkene worden verwerkt, bevat de mededeling een volledige lijst van de verwerkte persoonsgegevens in begrijpelijke vorm. De mededeling bevat ook een beschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van de verwerkte gegevens en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de oorsprong van de persoonsgegevens.
13. Verbetering, toevoeging, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens
13.1 Request for improvement, addition, deletion or blocking. The person involved can request Expat Housing in writing to improve, supplement, delete or screen the persisted data if they are factually inaccurate, if they are incomplete or not relevant for the purpose or the purposes of the processing operation or if they are being processed in breach of a legal requirement. The request contains the amendments to be made. Expat Housing shall ensure that the request is properly handled. 13.2 Decision period and the implementation of the decision. Expat Housing informs in writing, the person involved her decision within four weeks after receipt of the request for improvement, removal or blocking. Expat Housing performs a decision for the improvement, supplement or blocking of personal data as soon as possible. 13.3 Term for deletion. Expat Housing remove the personal data as soon as possible after a request thereto from the person involved.
14. Verzet tegen verwerking voor commerciële doeleinden
Indien gegevens van de betrokkene voor commerciële doeleinden worden verwerkt, kan de betrokkene zich daar eventueel te allen tijde kosteloos tegen verzetten bij Expat Housing. Expat Housing zal ervoor zorgen dat, indien er een rechtstreeks bericht naar de betrokkene wordt gestuurd, er altijd een verwijzing zal zijn naar de mogelijkheid om daartegen te protesteren. Indien de betrokkene gebruik maakt van zijn recht om te protesteren, zal Expat Housing stappen ondernemen om deze vorm van verwerking onmiddellijk te beëindigen.
15. Klachtenprocedure
15.1 Algemene klachten en antwoordtermijn. Indien iemand van mening is dat de wettelijke bepalingen ter bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer of de bepalingen van deze verordening ten aanzien van hem niet worden nageleefd, kan hij een klacht indienen bij Expat Housing. Expat Housing behandelt de aanvraag pas nadat zij de identiteit van de bezoeker hebben kunnen vaststellen. Expat Housing zal binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk antwoorden. 15.2 Bezwaarmogelijkheden na het indienen van een algemene klacht. Indien Expat Housing heeft besloten een verzoek om communicatie of een verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of blokkering van de betrokkene af te wijzen, kan de betrokkene bij de rechtbank een schriftelijk beroep doen op het verzoek om Expat Housing te gelasten alsnog in overeenstemming met het verzoek te handelen, dan wel aan het verzet gevolg te geven. De betrokkene moet in beroep gaan binnen een termijn van zes weken na ontvangst van het antwoord van Expat Housing of, indien Expat Housing niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen zes weken na die termijn. Dit doet geen afbreuk aan de mogelijkheid voor de betrokkene om zich te wenden tot het College bescherming persoonsgegevens met het verzoek om te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met Expat Housing. Dit is dezelfde termijn als voor het schriftelijk beroep bij de rechtbank.
16. Controle op de naleving
Het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze verordening wordt uitgevoerd door Expat Housing.
17. Looptijd
Deze verordening is voor onbepaalde tijd van kracht, onverminderd eventuele wettelijke bepalingen.